Pokud byly přihlašovací údaje v pořádku, budete do několika sekund přihlášeni do systému. Jestliže byly přístupové údaje vyplněny špatně, systém vás o tomto bude informovat. Údaje pak máte možnost opravit a přihlásit se znovu. Pokud jste vaše přihlašovací údaje ztratili, kontaktujte svého správce systému.
Program je rozdělen na 4 základní části, ve kterých se ovládají jednotlivé funkce systému. Tyto části jsou reprezentovány záložkami v horní (navigační) pravé části obrazovky.
Sekce e-mail je určena pro vlastní vyřizování e-mailové komunikace. Základní pohled je rozdělen na 2 části. V levém sloupci je uveden výpis všech složek založených pod danou e-mailovou schránkou. Ve složkách jsou uložené již konkrétní e-maily. Tyto e-maily je možné mezi složkami přetahovat pomocí metody drag-n-drop – tedy kliknete myší na požadovaný mail a za stálého držení tlačítka ho přetáhnete do jiné složky. Kliknutím na název složky se v druhé části zobrazí seznam e-mailů, které jsou ve složce obsaženy. Pokud dvakrát kliknete na zvolený e-mail, zobrazí se detail tohoto e-mailu.
Pokud jste si zvolili konkrétní složku, ve které se nachází e-maily, stačí na jeden z nich kliknout. V pravé části, případně v dolní části, se zobrazí tělo e-mailu. Aplikace je plně HTML kompatibilní. Pokud je e-mail odeslán včetně vložených obrázků a HTML prvků, zobrazí se tyto jako součást čteného e-mailu. Součástí těla e-mailu je i jeho hlavička. V ní se nachází informace o odesilateli, příjemci, předmět zprávy, ale naleznete zde například i přílohy, které byly zaslány spolu s odesílaným e-mailem. Přílohy je možné stáhnout či zobrazit jednotlivě.
Pokud jste si e-mail přečetli a chcete na něj odpovědět, stačí kliknout na tlačítko Odpovědět v horní liště menu. Alternativou k tomuto je možnost Odpovědět všem nebo Přeposlat. První volba funguje tak, že se odpověď zašle všem uživatelům, kteří v hlavičce e-mailu figurují. Jedná se o odesílatele a uživatele v kopii. Druhá volba e-mail připraví pro odeslání třetí osobě. V obou případech se původní e-mail vloží do těla odpovědi či přeposílaného e-mailu, a to včetně příloh. Dále je zde možné nalézt možnost Smazat, která email přesune do složky Koš. Další možností je Přesunout, která je alternativou k drag-n-drop a umožňuje přesunout email do jednotlivých složek. Možnost Tisk otevře náhled emailu pro tiskárnu, který je pak možné vytisknout. Možnost Označit nám umožňuje označit email příslušným štítkem. Položka Více zobrazí další možnosti.
Chcete-li napsat nový e-mail, stačí v menu kliknout na tlačítko Napsat zprávu. Zobrazí se vám nové okno, které obsahuje hlavičku e-mailu a tělo e-mailu. Do hlavičky je nutné vyplnit příjemce a předmět zprávy. Lze zde nalézt také volby pro přidání polí Kopie, Skrytá kopie, Odpověď a Followup-To.
U e-mailu je možné nastavit jeho prioritu (snížit nebo zvýšit). Dále můžete nastavit Doručenku. V takovém případě se po doručení e-mailu uživateli zobrazí hláška, že jste si vyžádali doručit informaci o přečtení a uživatel má možnost kliknout na ano nebo ne. Pokud klikne na ano, bude Vám zasláno zpět oznámení o přečtení e-mailu. Volba Stav doručení vám umožní získat informaci o doručení zprávy. Volba Ukládat odeslané zprávy v umožňuje vybrat složku, do které se zpráva uloží po odeslání.
Po vyplnění hlavičky e-mailu můžete přejít do těla e-mailu a zahájit psaní.
Pole pro text e-mailu podporuje dva typy editorů, prostý text a HTML text.
Volba prostý text umožňuje napsat email jako čistý text bez formátování.
Volba HTML umožňuje formátování pomocí RichText editoru. Můžete tak používat změnu písma, tučnost písma, kurzívu, podtržení. Dále jsou k dispozici formátovací nástroje pro zarovnání textu doprava, na střed a doleva. Následuje tlačítko pro vložení odrážkového a číselného seznamu, tlačítka pro změnu odsazení textu, tlačítka pro změnu směru psaní textu, tlačítko uvozovky, tlačítka pro změnu barvy textu a pro podbarvení text, tlačítka pro změnu rodiny a velikosti písma, tlačítka pro vložení a odstranění odkazu a pro vložení tabulky. Dále tlačítka pro vložení symbolu, obrázku a videa, tlačítko pro vložení zdrojového kódu. Poslední tři tlačítka slouží k práci s editací textu, je zde tlačítko najít a nahradit, volba zpět a vpřed.
Pozor! Pokud si napíšete e-mail ve formátu HTML a následně zvolíte volbu prostý text, přijdete o veškeré formátování, které jste již v e-mailu nastavili. Tato operace je v danou chvíli nevratná.
Při kliknutí na některé z tlačítek může dojít k vyvolání nového vyskakovacího okna. Některé prohlížeče mohou vyskakovací okna blokovat. V takovém případě je nutné nastavit pro aplikaci výjimku v závislosti na typu a verzi použitého prohlížeče.
Pro vložení přílohy do e-mailu klikněte na liště menu na tlačítko Přidat přílohu v pravé části. Dále se zobrazí dialog pro výběr souboru. Můžete vybrat jeden nebo více souborů. Po ukončení výběr potvrďte, a tím se dostanete zpět na předchozí okno, kde vidíte počet nahraných souborů. Nyní již zbývá jen zvolit položku Nahrát, a tím jste připojili soubory k e-mailu.
Aplikace má nastavené omezení na velikost souboru přílohy na 15 MB. Pro větší soubory využijte jiný způsob odeslání.
Pokud nebudete svoji schránku promazávat, může časem dojít k jejímu přeplnění. Nejčastějším indikátorem přeplněné schránky je nemožnost přijímat nové e-mailové zprávy. Nejprve vám nebudou chodit jen zprávy s větší přílohou. Jak dojde k dalšímu zaplňování schránky menšími zprávami, nebude možné přijmout žádnou novou zprávu.
Míru zaplnění vaší schránky naleznete v prostředí Roundcube, záložka E-mail, kde v levém dolním rohu je procentuální informace o aktuálním stavu, po najetí myší na procentuální informaci se zobrazí přesná kapacita v MB.
V případě, že bude schránka zaplněná na 80% kapacity, dostanete automatický email s upozorněním. Odstraňte nepotřebné e-maily. Nezapomeňte vymazat zprávy ze složek Koš a Spam. Pokud odstranění zpráv nebude dostačující, napište na podpora@ebrana.cz o navýšení kapacity emailové schránky.
V případě, že chcete promazat více zpráv z Vaší pošty v prostředí RoundCube, můžete využít jejich označení pomocí klávesy Ctrl nebo Shift, podle toho, jaké zprávy chcete odstranit. Postup je velice jednoduchý. Vychází ze stisknutí a držení jedné z uvedených kláves a výběru požadovaných položek pomocí myši. V případě, že chcete odebrat několik po sobě jdoucích zpráv, využijte klávesu Shift, myší kliknete na první položku a následně na poslední položku, která má být odebírána. Tím se vám označí seznam všech zpráv mezi výběrem včetně první a poslední. Pokud chcete vybrat více zpráv, které spolu přímo nesousedí, pak stiskněte klávesu Ctrl a myší vyberte ty položky, které chcete odebrat. Každá položka se vám po kliknutí označí. Oba systémy lze samozřejmě kombinovat, a to například tak, že pomocí Shift vyberete souvislý seznam a následně za použití klávesy Ctrl odznačíte položky, které nemají být odebírané. Tento postup vám poštu pouze označí, ale neodstraní. Po označení je ještě nutné stisknout tlačítko Smazat, jako při odebírání jedné zprávy samostatně.
Druhá sekce aplikace je Adresář. Ten slouží jako centrální úložiště všech kontaktů, které pak můžete dále využívat v systému. Například při psaní e-mailu již nebudete muset adresu pracně zjišťovat, ale pouze si vyberete požadovanou osobu v adresáři a její e-mailová adresa se automaticky přenese do rozepsaného e-mailu.
Třetí sekcí v aplikaci je sekce Kalendář. Ten je určen pro práci a organizaci času. Na kalendáře je možné se dívat hned v několika pohledech – dle délky časového období, a to od jednoho dne, 7 dnů, až po měsíční pohled. Posledním pohledem je přehled, kde vidíte seznam aktivit, které máte aktuálně v kalendáři naplánované.
Novou událost do kalendáře můžete přidat buď pomocí tlačítka Nová událost v menu, nebo můžete rovnou označit požadovaný časový úsek v kalendáři. Pokud pouze kliknete do kalendáře, dojde k označení časového úseku 30 minut. V případě, že požadujete delší či kratší úsek, klikněte na čas začátku či konce levým tlačítkem myši a vyberte nový čas. Pokud je událost na celý den nebo více, stačí kliknout kamkoli do daného dne a údaje editovat přímo v dialogovém okně, které se vám zobrazí, a to zaškrtnutím políčka Celý den.
Po zobrazení dialogového okna nové události je možné vyplnit údaj Souhrn – název události, místo, popis, URL, čas začátku a čas konce, a další. Všechny údaje jsou nepovinné.
Na další záložce můžete definovat Opakování události. To se vám bude hodit tehdy, kdy se nějaká akce (například pravidelná obchodní porada) periodicky opakuje. Můžete si tak třeba nastavit, že chcete událost opakovat každé pondělí od 9:00 do 10:00.
Následuje záložka Účastníci, ve které si můžete nadefinovat sdílení události s dalšími uživateli. Poslední volbou jsou přílohy.
Nastavení celé aplikace provedete přes menu Nastavení.
Zobrazí se dialogové okno obsahující 5 záložek – Vlastnosti, Složky, Profily, Odpovědi a Filtry.
V této záložce vidíte jednotlivé sekce v nastavení vlastností aplikace. Sekce Uživatelské rozhraní umožňuje nastavení jazyka, časové zóny, formátu data a času, frekvenci obnovování a nastavení vzhledu:
Tato záložka umožňuje správu složek, lze zde aktivovat a deaktivovat již existující složky, vytvářet nové a mazat či vyprázdnit nepotřebné.
V záložce profily lze nastavit informace o jednotlivých profilech, které mají přístup k emailovému účtu.
V případě vaší nepřítomnosti si můžete zadat takzvanou automatickou odpověď, která bude zaslána odesílateli pokaždé, když vám přijde nějaký e-mail do schránky.
Filtry slouží pro vytváření podmínek jak naložit s e-maily, které obsahují určité fráze. Filtry nabízejí velké množství možností. Nejprve je nutné vytvořit novou Sadu filtrů. Sady filtrů nám slouží k rozlišení různých filtrů od sebe. Novou sadu filtrů vytvoříme pomocí tlačítka Přidat (velké plus).
Nový filtr vytvoříme pomocí tlačítka Přidat v levé dolní části menu. Po stisku tohoto tlačítka se nám zobrazí editační menu.
